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Lors de mon arrivée chez MerciYanis en août 2021, je découvre une boîte en phase de croissance, une première levée de fonds bouclée, de plus en plus de clients et donc de plus en plus de projets à suivre.
Malgré une attention toute particulière portée par l’équipe à tout documenter, archiver, organiser sur Notion*, nous nous confrontons rapidement à des limites liées à notre gestion opérationnelle (suivi des projets, gestion des stocks, gestion des expéditions…).
Ces limites peuvent paraître anodines mais elles représentent un vrai danger pour la pérennité de la boîte. Vendre et croître c’est super, mais encore faut-il être capable de l’assumer tout en conservant un haut niveau de satisfaction ! Et oui, on les aime nos clients :)
💡 *Notion est une application de prises de notes, données, calendriers etc. pour un usage collaboratif. C’est l’app que l’on utilise le plus chez MerciYanis, pour documenter et organiser nos journées et notre croissance.
Après le temps de la prise de conscience vient le temps de la réflexion, voici un bref rappel du contexte.
Chez MerciYanis, nous accompagnons les directions de l’environnement du travail et les partenaires de propreté à piloter leurs activités (retrouvez ici tous nos cas d’usages).
La plateforme MerciYanis, couplée à différents capteurs, permet à ces “anges gardiens” de la maintenance du bâtiment d’accueillir collaborateurs et visiteurs dans les meilleures conditions.
Côté opérationnel chez MerciYanis, cela se traduit par des étapes projets à respecter et un stock de capteurs à maîtriser.
Notre cahier des charges semble alors tout trouvé.
Nous avons besoin d’un outil qui va nous permettre de :
Bon tu t’en doutes déjà, mais si on a choisi l’outil que je vais te présenter, c’est qu’on a estimé qu'il répondait parfaitement à nos besoins précédemment cités.
Cela ne veut pas forcément dire qu’il le sera aussi pour toi :)
Donc surtout, ne mets pas de côté la phase de définition des besoins : c’est une étape clé dans ton processus de choix et d’implémentation d'outils.
Trêve de suspense, il s’agit d’Airtable* !
Dans notre cas, sa flexibilité et sa modularité correspondent parfaitement à ce que nous recherchions.
La possibilité d’afficher la donnée de différente manière est géniale (cards, statistiques, kanban, calendrier…), elle nous permet d'adapter l'affichage en fonction des périmètres de chaque équipe.
Par exemple, l'équipe projet n’a pas les mêmes besoins que l’équipe logistique. Nous avons donc 2 manières de mettre en forme la donnée afin de coller parfaitement aux priorités métier.
L’argument qui a fini de nous convaincre est la possibilité de créer un lien entre chaque “fiche projet” et notre parc de capteurs. C’est peut-être un détail, mais avec plus de 20 000 capteurs déployés chez nos clients, nous devons impérativement savoir où est chaque capteur, pour quel client et pour quel besoin. Airtable a rendu ce rêve réalité !
Pour terminer, on a saupoudré le tout de quelques automatisations Zapier, pas pour la déco mais parce qu'elles nous font gagner un temps monstre !
Pour illustrer le propos : quand un nouveau client signe avec nos commerciaux adorés, un flux automatisé se lance afin de préparer le terrain pour les chefs de projet : Nouveau projet dans Airtable > fichier onboarding prêt à envoyer au client > création des étapes du projet > création des étapes Customer Success… Du temps gagné sur des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, c’est ce qu’on veut tous, non ?
* 💡 En quelques mots, c’est quoi Airtable ?
Je vais tâcher de te présenter AirTable sans non plus te le vendre, ce n’est pas l’objectif. (pas de lien affilié à te proposer, essaye de voir du côté de Maëva Ghennam mais je promets rien).
Airtable, c’est un outil qui peut ressembler à un Excel ou Google spreadsheet, mais ne te fie pas aux apparences. En réalité, c’est une base de données bodybuildée sur laquelle tu vas pouvoir modifier et adapter tous les champs. Une fois ta base de données créée, tu pourras la mettre en forme comme tu le souhaites, afin d’adapter l’outil à ton activité et à son contexte.
Naturellement le choix et l’implémentation d’un outil dans une boîte n’est pas anodin, encore plus quand il s’agit de gérer l'opérationnel.
On nous explique au quotidien l’importance de NE SURTOUT PAS SE TROMPER, un bon nombre d’entre nous d’ailleurs ont été biberonnés à des longs processus de prises de décision pour ne pas perdre de temps ou d’argent.
Mais ma vision est un poil différente : je pense qu’il faut prendre ces décisions avec relâchement, bien entendu sans pour autant négliger leur importance.
Je préfère mettre de l’énergie à exécuter plutôt que passer de longs mois à comparer toutes les solutions du marché. C’est à mes yeux contre-productif et à vouloir faire trop bien, on finit par ne rien faire du tout !
En revanche, une exécution plus rapide va te faire bénéficier d’enseignements à vitesse grand V. Ce test grandeur nature est l'allié idéal afin de tester l’outil, l'éprouver, et l'approuver… ou pas :)
Aujourd’hui, tu trouves sur le marché un nombre incalculable de solutions en gestion de projet. Le targeting qui consiste à te vendre LA solution révolutionnaire n’a jamais été aussi présent, et au milieu de tout ça, pas évident de s’y retrouver, je te l’accorde !
Malgré cela, ne perds pas de vue que toi ou ton équipe êtes les seuls maîtres à bord.
Imagine-toi au volant de ta voiture. Tu as pris un auto-stoppeur côté passager. Arrivés à une intersection tu ne sais pas où aller. Malgré ton interrogation, le laisserais-tu pour autant tourner le volant à ta place ? Il y a de fortes chances pour que la réponse soit non !
Alors pourquoi laisser les algos ou des articles sponsorisés te dicter l’outil qui va t’accompagner au quotidien ?
Personne n’a de boule de cristal, donc impossible de te dire quelle solution sera la plus adaptée à ton contexte mais garde une chose en tête : c’est l’outil qui doit s’adapter à la boîte et non l’inverse.
Tu t’en doutes, pour cela inutile d’aller au dernier étage. Il te suffit simplement de sortir la tête du guidon. Ma méthode est de mentaliser l’implémentation du nouvel outil, ces dépendances et ces interactions avec les process ou autres outils existants dans la boîte.
Il faut que tu sois capable de simplifier au maximum la présentation de ton projet, de le mettre sur papier et de l’expliquer à une personne externe aux équipes ou au département. Ce travail peut paraître scolaire mais il est essentiel quand les process commencent à changer d’échelle et donc à se complexifier.
Pour la mise en œuvre, 2 options s’offrent à toi :
Eh oui ! Qui dit outils No Code dit très souvent abonnement payant !
Ah ces Startups ! Ils ont des idées de génies mais ils font tout payer. Malheureusement, tout le monde n’a pas la chance d'avoir L'Abbé Pierre dans son arbre généalogique :)
Alors c’est vrai que certains outils proposent des abonnements “freemium”, c’est idéal pour découvrir l’outil et tester la compatibilité avec ton besoin, mais tu te retrouves très rapidement bridé pour passer à l’échelle supérieure. Pas d’inquiétude, j’ai une parade à cela et en plus c’est 100% légal !
Tu veux rejoindre le secret ? Justement, la solution s'appelle JoinSecret. Ce site te propose, en échange d’un abonnement annuel (très raisonnable), d’avoir accès à un tas de remises intéressantes sur un tas d’outils SaaS et/ou No Code.
Il y a même un moteur de recherche pour découvrir leurs partenaires en fonction des outils et visualiser les économies que tu pourrais faire, parfait pour calculer ton ROI !
Allez, je te laisse découvrir tout ça et commencer à imaginer ce que tu vas pouvoir révolutionner dans ta boite ou sur ton marché ! Mais je compte sur toi, 0 ligne de code incluse !
Ce qu'il faut retenir :
✅ Il faut dresser le bilan pour être sûr de tester un outil dont tu as besoin.
✅ Tu restes maître.sse de tes décisions : prends du recul et prends la meilleure décision pour TON besoin !
✅ Il existe des solutions pour tester différents outils à moindres frais.
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