IT & Services généraux : comment travailler ensemble efficacement

La collaboration harmonieuse entre les services généraux (SG) et l'informatique (IT) est un pilier essentiel de la réussite d'une entreprise. Lorsque ces deux départements travaillent en tandem, les objectifs de productivité, de sécurité et de satisfaction des employés sont mieux atteints.

💡 Une étude récente menée par PwC indique que 85% des entreprises qui ont encouragé une collaboration stratégique entre leurs SG et leur IT ont connu une nette amélioration de leur efficacité opérationnelle.

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La clé du succès : collaborer dès l’amorce des projets

Impliquer l’IT rapidement dans les discussions

Lorsqu'il s'agit de projets impliquant les SG, il est essentiel d'inviter l'IT à la table dès les premières conversations. En effet, l'IT ne se limite pas à être un simple acteur de l'arrière-plan technologique. Au contraire, il devient le gardien de l'expérience collaborateur, veillant à ce que chaque initiative entreprise par les SG se déroule de manière productive pour tous les employés. L'IT peut apporter un éclairage précieux sur des questions cruciales telles que la sécurité des données, les implications réseau, et les choix technologiques. Par exemple, si les SG envisagent de réaménager l'espace de travail pour favoriser le télétravail, l'IT peut jouer un rôle important en mettant en place des solutions de connectivité fiables et sécurisées.

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Impliquer l’IT pour obtenir le feu vert des experts technologiques

Après avoir compris l'importance de la présence de l'IT dès le début des discussions, la prochaine étape cruciale dans cette collaboration consiste à valider les points IT dès les premiers rendez-vous. Les SG, en tant que maîtres d'œuvre des projets liés à l'environnement de travail, ont la responsabilité de garantir que des éléments cruciaux tels que le Single Sign-On (SSO) pour simplifier l'accès aux ressources, la conformité aux réglementations telles que le RGPD, la compatibilité avec les infrastructures existantes, et la gestion des autorisations d'accès aux systèmes sont tous considérés. Cette validation précoce crée une base solide pour la réalisation des projets, réduisant les risques potentiels et les coûts liés à des modifications tardives.

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Définir le cap’ avec un cahier des charges précis

La création d'un cahier des charges détaillé s'impose comme une étape cruciale pour garantir le succès des projets SG-IT.

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Cadrer le besoin

Il définit de manière claire et précise les besoins, les objectifs et les attentes. Prenons l'exemple d'une entreprise qui souhaite moderniser ses espaces de bureau pour favoriser la collaboration entre les équipes. Un cahier des charges bien rédigé spécifiera les besoins en matière de mobilier, d'éclairage, de câblage pour les équipements technologiques, et de configuration de l'espace. Il est le document de référence pour toutes les parties impliquées, du département SG à l'IT en passant par les architectes.

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Éviter les doublons

‍Supposons que le département des SG exprime le besoin d'améliorer l'éclairage dans ses bureaux pour favoriser le bien-être des employés, tandis que le département IT envisage une mise à jour des éclairages pour optimiser l'efficacité énergétique. Sans un cahier des charges centralisé, cela pourrait entraîner l'achat de solutions d'éclairage différentes pour chaque département, créant ainsi des doublons. En documentant les besoins dans un cahier des charges, il devient évident que la même solution d'éclairage peut être utilisée pour les deux départements.

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Grouper des projets

‍Un cahier des charges bien défini offre l'opportunité de regrouper des projets similaires pour une gestion plus efficace. Imaginons que l'entreprise prévoie non seulement la rénovation des bureaux, mais également une mise à jour de son réseau informatique. En rédigeant un cahier des charges global, il devient possible de regrouper ces projets, car ils partagent des composantes technologiques communes. Cela simplifie la gestion de projet, réduit les conflits de calendrier et optimise les ressources.

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Faciliter la recherche des solutions

‍Par exemple, si l'on est à la recherche de solutions dans le pilotage de l'environnement de travail, couvrant des aspects tels que la gestion des espaces, des équipements, la planification des interventions, la sécurité, etc ; le cahier des charges va détailler clairement les besoins spécifiques. Lorsque les fournisseurs de solutions soumettent leurs propositions, l'entreprise peut les évaluer objectivement en fonction des critères. Cette approche permet de choisir une solution adaptée aux besoins, et simplifiant l'intégration.

Et pour ceux qui aiment la simplicité, pas besoin de chercher bien loin : vous avez MerciYanis ! 😉

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Gérer les priorités

‍Le cahier des charges joue un rôle pivot dans la gestion des priorités. Il identifie avec précision les besoins critiques de l'entreprise, créant ainsi une feuille de route. Si l'efficacité opérationnelle est une priorité, le cahier des charges le consigne clairement, mettant en lumière la nécessité d'adopter un système de ticketing intégré pour les départements IT et Services Généraux. Cette approche permet de canaliser les ressources vers les initiatives qui auront l'impact le plus significatif.

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Unifier les forces avec des outils de collaboration

Deux missions, deux outils : chacun son outil

Les services généraux et l’informatique sont des fonctions support à l’entreprise qui assument des rôles cruciaux, bien que distincts. Les SG sont principalement responsables de la gestion des espaces physiques, des infrastructures et des services connexes, tandis que l'IT prend en charge l'ensemble de l'infrastructure technologique. Dans ce contexte, il est logique d'utiliser des outils de ticketing dédiés à chaque service pour une gestion plus efficace et spécialisée.

Par exemple, lorsqu'un incident survient, tel qu'un "problème d'imprimante", il relève généralement de la compétence des Services Généraux, qui sont chargés de maintenir les équipements de bureau en bon état. En revanche, un "problème technique sur l'imprimante" concerne directement l'IT, car il implique des aspects liés à la configuration ou aux problèmes de logiciels.

💎 MerciYanis connecté à ServiceNow offrent la capacité d'acheminer automatiquement les tickets vers les équipes appropriées, grâce à une intégration transparente des outils de ticketing. Cette fonctionnalité permet de garantir que chaque incident est pris en charge par les experts compétents, favorisant ainsi une résolution rapide. En effet, MerciYanis a mis en place une liaison bidirectionnelle avec ServiceNow, permettant le transfert direct des tickets générés sur MerciYanis vers ServiceNow. Chaque fois qu'un ticket est initié sur MerciYanis, il est automatiquement crée sur ServiceNow selon les préférences du client.

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Des outils intégrés pour communiquer ensemble

L’approche gagnante repose sur une idée simple : il est plus efficace d'adopter des solutions spécialisées, agiles et connectées, plutôt que de se plier à un mastodonte monolithique. MerciYanis, grâce à son API ouverte permet une intégration fluide avec d'autres solutions utilisées par les SG et l'IT.

Prenons l'exemple de l'intégration avec Microsoft Teams. Cette connexion en temps réel entre les équipes favorise une communication instantanée et transparente, un élément clé pour résoudre rapidement les problèmes et maintenir l'efficacité des opérations. Elle permet aux équipes de conserver leurs outils spécialisés, adaptés à leurs besoins spécifiques, tout en garantissant une collaboration fluide entre eux.

Il est important de souligner qu'opter pour des solutions spécialisées qui dialoguent entre elles présente plusieurs avantages. Tout d'abord, cela permet aux équipes de rester concentrées sur leurs domaines d'expertise respectifs. Plus généralement, cette approche favorise une réactivité accrue et une résolution rapide des problèmes, contribuant ainsi à la satisfaction des collaborateurs de l’entreprise.

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L'investissement dans la collaboration SG-IT permet non seulement d'améliorer l'efficacité opérationnelle, mais aussi de créer un environnement de travail optimal pour les employés. En suivant les meilleures pratiques, comme l'implication précoce de l'IT, la création de cahiers des charges détaillés et l'utilisation d'outils de collaboration appropriés, les entreprises peuvent optimiser leur performance globale.

🤓 MerciYanis se présente comme une solution idéale pour favoriser la collaboration entre les SG et l'IT. Et ce n’est pas tout, notre plateforme et ses objets connectés fonctionnent de manière autonome, évitant ainsi tout conflit potentiel avec la DSI. On vous invite à voir ce qu’en pense Cyril Alinat, responsable IT de TBS Éducation !