POV : Travailler chez MerciYanis | Laurence, Office Manager

I. Mon parcours vers les startups : de la PME à MerciYanis

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J’ai découvert l’univers des startups en 2016 suite à un changement de carrière “forcé”

Ma première vie professionnelle a été exceptionnelle, j’ai pu évoluer en tant qu’acheteuse dans une société de jeux vidéo, Sodifa. Cette PME avait un management très transverse, les dirigeants nous ont laissé une grande autonomie et nous ont permis de prendre les responsabilités dès que nous en avions la capacité. Chacun a façonné son poste selon ses appétences et ses forces, ce qui a donné des salariés épanouis dans leur travail, d'autant que nous étions dans un milieu très fun 😎 Lorsque cette société a fermé ses portes, j'ai donc dû me projeter dans un nouveau poste et un nouvel environnement professionnel, ce n'était pas gagné que je m'amuse autant !

J’ai découvert l’univers des startups en 2016 suite à un changement de carrière “forcé” en intégrant l'association IOT Valley ; l’environnement, l’énergie et les échanges qui s’en dégageaient m'ont tout de suite plu.

J’avais rencontré Elise Applanat et Guillaume Blanc (fondateurs de MerciYanis) au début de leur parcours de jeunes entrepreneurs à l’IOT Valley, nous nous croisions souvent, que ce soit lors des évènements professionnels ou dans des moments plus informels comme les soirées. Ce fut un réel plaisir et fierté lorsqu’ils m’ont demandé de rejoindre leur équipe. J’ai donc intégré l’équipe de MerciYanis en tant qu’Office Manager à l’été 2023 et j’en suis ravie !

En effet, l'univers des startups, où la liberté et l'autonomie sont valorisées, me correspond beaucoup plus que celui des grandes entreprises.

J’aime savoir que je peux organiser mon temps de travail sans que cela pose problème, pas besoin de stresser si je suis bloquée dans les bouchons, car personne ne regardera sa montre à mon arrivée 😂 Par contre, tout le monde est toujours très ponctuel aux rendez-vous professionnels fixés.

Dans le travail, j’ai la même liberté d’action et j’organise mes tâches, nombreuses et variées, en fonction des urgences extérieures et des priorités. On retrouve l’autonomie et la flexibilité dont je parlais, et si j’ai envie d’aller faire du sport entre midi et deux, il n’y a pas de problème !

J'apprécie également de pouvoir m'appuyer sur une équipe, toujours très focus, mais prête à s'interrompre pour répondre à mes questions. Cela me permet d’acquérir de nouvelles compétences au fur et à mesure des missions, ce qui fait que je ne m'ennuie jamais !

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Vous l’aurez compris, j'aime évoluer dans cet environnement dynamique où toutes les nouvelles idées ou propositions sont prises en compte et adoptées, tant sur le plan professionnel que personnel : découvrir une nouvelle série ensemble pendant le déjeuner, préparer une course en équipe, découvrir un atelier d'éloquence...

Cela se reflète dans les valeurs communes fortes de l’équipe MerciYanis, avec lesquelles il faut être aligné dès le recrutement :
Engagement au service d’un collectif,
Humilité, qui permet d’être en perpétuel apprentissage, de se remettre en question pour progresser,
Ambition : une envie de se dépasser, de s’améliorer continuellement,
Bienveillance dans l’équipe,
Réelle transparence de discours et d’actes, que souvent les startups prônent mais n’appliquent pas toujours.
Pour vous dire, plus je découvre Guillaume, plus je suis épatée par sa capacité à manager et à faire face à toutes les situations ou problématiques qu’il rencontre.

Enfin, c'est un cadre de travail stimulant, parfait pour nourrir son esprit.
💡 Il y a peu, j'ai pu assister à un Founder Dîner, c'était super de rencontrer des personnalités inspirantes aux parcours atypiques, ou encore de participer à des événements où l’échange et les conseils sont toujours au rendez-vous !

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II. Jeunes VS adultes de l’équipe : un apprentissage mutuel pour évoluer ensemble

La différence rencontrée au sein de cette jeune équipe est assurément dans la rapidité à intégrer les nouveaux outils, que j'adore utiliser - mais quand je sais comment, car ils me font gagner un temps précieux, notamment Slack pour la communication interne avec ses nombreux canaux.

Je dois bien l’avouer, certains canaux sur Slack ne sont pas lus en temps réel 🤭
Et vous le croirez ou non, je vais maintenant sur ChatGPT et Perplexity de façon régulière, et je pousse même mon entourage à s’en servir aussi !

Je pense que je suis arrivée dans cette équipe au bon moment, elle grandissait rapidement et mettait des process en place. J’ai pu apporter ma pierre à l'édifice et me sentir utile dans cette organisation.

Par exemple, nous avons remis à plat l’organisation de l’envoi des factures, des relances ; cela devenait indispensable, d’autant que l’activité augmentait rapidement.

Concernant les process RH également, il fallait structurer et mettre des règles en place, car on ne peut pas fonctionner de la même manière lorsqu’on est 6 ou 20. Je suis maintenant prête à ce que cette équipe grandisse encore davantage !

Alors, comment j’ai fait ? Pas de teasing ici pour la 3ème partie 😉

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III. Les outils pour créer un cadre RH structuré

Le poste regroupe plusieurs fonctions, et heureusement, j’ai pu m’appuyer sur plusieurs outils indispensables :

Slack : une plateforme de communication en temps réel qui permet à l’équipe de discuter, d’échanger des fichiers et de collaborer sur des projets. Avec des fonctionnalités comme les canaux thématiques, les mentions, les réactions, et l'intégration d'applications tierces, Slack est un outil puissant pour maintenir une communication fluide.
👉 Il me sert à réceptionner les factures, y ajouter les avis de paiement et enregistrer les commandes chez nos fournisseurs…

‍Qonto : la banque de l’équipe, utilisée pour toutes les dépenses et abonnements récurrents. Fini les papiers, chaque membre gère ses propres dépenses, et je n'ai plus à chercher des justificatifs à chaque retour de déplacement. Enfin, je les relance juste s'ils ont encore laissé le justif’ parmi les 40 tickets de métro parisiens 😅

Payfit : ce logiciel gère les fiches de paie, les congés, RTT, absences et bien plus. Il prend aussi en charge les déclarations sociales nominatives (DSN) et les démarches à l’embauche. Un côté technique pour lequel je n'avais pas de compétences, mais que nous gérons désormais très bien.

Axonaut : un outil qui regroupe nos devis, factures, notre base produit et nos stocks. Il est aussi relié aux banques, ce qui facilite le rapprochement bancaire et les relances clients. Au début, j'avais des doutes, mais contre toute attente, on a réussi à mettre tout ça en place 👌

Notion : notre bibliothèque centrale, où tout est répertorié par équipe, produit, ou process. C’est l'outil avec lequel j’ai eu le plus de mal à m’approprier, pas forcément intuitif, mais j’y travaille et je ne baisse pas les bras !

Je m’appuie aussi sur Bold pour les conseils en droit social, commercial et contrats. Pipedrive est indispensable pour suivre les projets de l’équipe Commerciale et Customer Success, et Airtable me donne des infos sur les commandes. Et bien sûr, il y a plein d’autres outils, voilà pourquoi j’ai toujours une tonne d’onglets ouverts, haha !

Je ne peux pas tous les citer, mais ils m’ont permis, malgré l'absence de formation en administratif et RH, de gérer ce rôle et toutes les missions qui vont avec. La prise en main est super intuitive, et les équipes de support sont réactives, ce qui facilite le tout 👩‍🍳

Bref, je suis fière de faire partie de cette équipe jeune, sérieuse, fun et ambitieuse, et de participer à l’aventure !

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