Propreté : centralisation des échanges et planification optimisée grâce au digital

La gestion des services de propreté est un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises, et les responsables d'agence ou de site sont souvent confrontés à une multitude de tâches et de demandes clients. Les technologies digitales sont devenues un levier essentiel pour améliorer l'efficacité opérationnelle, simplifier la planification et la gestion des équipes, tout en assurant une communication fluide entre tous les acteurs impliqués.

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L’impact des technologies sur la gestion des équipes de propreté

1. L’évolution des technologies dans le secteur de la propreté

Le secteur de la propreté a longtemps fonctionné sur des méthodes traditionnelles : des plannings papier, des communications informelles entre équipes via des messages WhatsApp, des feuilles de route à la main et des rapports manuels. Toutefois, les avancées technologiques ont permis de moderniser cette approche. En effet, les logiciels de gestion, les capteurs intelligents et les outils de communication numériques ont considérablement transformé la gestion des services de propreté.

2. Pourquoi le digital devient essentiel pour améliorer la productivité et la satisfaction

La mise en place de solutions digitales offre plusieurs avantages :

✔️Optimisation des ressources humaines : Les logiciels spécialisés en gestion de la propreté analysent l'utilisation des espaces et adaptent les fréquences de nettoyage optimisant ainsi le déploiement des équipes sur le terrain et réduisant les dépenses inutiles.

✔️Amélioration de la communication : L’intégration des outils de communication digitaux, comme les plateformes de ticketing, facilite les échanges entre les équipes de nettoyage, les responsables et les clients.

✔️Analyse des données : L’accès à des données détaillées permet aux gestionnaires de suivre les performances grâce à des dashboards affichant les indicateurs clés de performance (KPIs). Cela permet d’orienter les décisions (redondances, périodicités, etc.) et de fournir un reporting sur les actions effectuées et la qualité du service rendu.
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II. La planification personnalisée : optimisation des horaires et des ressources

1. Planification automatisée : réduction des erreurs humaines et gain de temps

La planification automatisée des tâches de nettoyage réduit les erreurs humaines, souvent dues à des oublis ou à une mauvaise communication entre les équipes. Ces outils peuvent ajuster les plannings en temps réel en fonction des demandes, des absences imprévues ou des urgences. La plateforme numérique permet de créer des notifications automatiques pour alerter les responsables et les agents en cas de problème et réagir de manière rapide et adaptée.

Avec MerciYanis :
‍1️⃣ Pour les responsables, une gestion du temps simplifiée grâce à notre solution intuitive et clé en main : planification des rappels, des rondes et paramétrage des types d'alertes.
2️⃣ Pour les agents, une vision mobile intuitive leur permet de savoir ce qu’ils doivent faire dans la journée, ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire.

2. Optimisation des horaires selon les besoins spécifiques des sites

Chaque site présente des besoins spécifiques : certains peuvent avoir besoin d'un nettoyage plus fréquent pendant les heures de pointe, tandis que d'autres nécessitent des rondes de nettoyage moins régulières. Les outils de planification avancés permettent d'ajuster les horaires et les fréquences des interventions en fonction de ces spécificités. Cela permet d’optimiser les ressources et de garantir une prestation de service de qualité.

➡️ Avec MerciYanis, les responsables peuvent paramétrer des types d’alertes en fonction de chaque site, pour s'assurer que toutes les interventions sont réalisées en temps et en heure. Par exemple, une alerte peut être envoyée si un agent ne se présente pas à l’heure prévue ou si une tâche a été oubliée. Cela offre un contrôle total, à distance, sur les prestations réalisées.

💡Découvrez le retour d'expérience de Laurent Dumora, Chef de projet chez AAF La Providence, qui explique comment MerciYanis optimise le travail des agents et la planification des rondes de propreté !

III. La centralisation des échanges : un gain de réactivité et de simplicité

La communication est un aspect essentiel de la gestion de la propreté, que ce soit entre les équipes de nettoyage, les responsables ou les clients. Une mauvaise gestion des échanges peut entraîner des erreurs, des retards et une baisse de la qualité du service. C’est ici que la centralisation numérique prend toute son importance.

En centralisant tous les échanges sur une plateforme unique, les entreprises évitent de multiplier les canaux de communication (emails, messages WhatsApp, appels téléphoniques, etc.) et de perdre du temps à rechercher des informations éparpillées dans différents documents. Cela permet de simplifier la gestion quotidienne, d’assurer une réactivité maximale et un suivi des demandes.

Avec MerciYanis :

« Logiquement, chez MerciYanis on appelle notre plateforme de ticketing : le cahier de liaison digital. Il permet de centraliser toutes les demandes et communications sur une seule plateforme. Il facilite l'échange d'informations entre tous les interlocuteurs grâce à une vision globale 🤓 »

1️⃣ Les responsables peuvent centraliser toutes les informations sur une seule interface, simplifiant ainsi la gestion des tâches et des demandes.

2️⃣ Les équipes sur le terrain peuvent consulter en temps réel les demandes et les instructions, tout en remontant des informations directement depuis leurs appareils mobiles.

3️⃣ Les clients peuvent également consulter l’état d’avancement des demandes, ce qui améliore la transparence et la satisfaction.

💡 Découvrez le retour d'expérience de Théo Brelle, Chef de projet chez Atalian, qui met en avant l’efficacité de MerciYanis dans la centralisation des données des 200 agences Start People à distance !