L’art de ficeler un projet environnement de travail : l’exemple Simmons & Simmons

On commence à le savoir, un projet environnement de travail qui fonctionne, ça se prépare. Et jeudi dernier, Anthony Coindeau, directeur des Services Généraux du cabinet d’avocats international Simmons & Simmons nous en a fait la démonstration.

Alors, faisons une pause pour comprendre les enjeux de ce projet d’envergure.Anthony a intégré Simmons & Simmons il y a plus de deux ans avec pour mission le déménagement du siège parisien. Pour ça, Anthony et son équipe font preuve d’anticipation et cadrent l’ensemble de leurs besoins, accompagnés de Camille Tafani (JLL) et de ses équipes, un soutien majeur dans ce projet. L’ambition est de proposer une expérience de bout en bout aux employés du cabinet et à ses associés, en tenant compte du standing de l’organisation et de la rude concurrence sur ce marché.
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Étape 1️⃣ : Cadrage des besoins et dessin de l’expérience collaborateur à venir

L’une des clés du succès de ce projet est la collaboration d’Anthony avec le propriétaire du bâtiment, qui a rénové le site. Lorsque vous êtes mono-locataire d’un bâtiment, c’est vrai que ça aide ! Mais ça reste assez rare pour le souligner : un propriétaire à l’écoute des besoins de son futur locataire, c’est un vrai avantage dans un projet de déménagement.

En parallèle, Anthony et Camille de JLL s’attèlent à créer 4 groupes projets internes, centrés sur des thématiques telles que les nouvelles technologies, le parcours client, etc. Ils définissent donc 4 grandes thématiques et sollicitent l’ensemble des strates du cabinet pour s’impliquer dans ces groupes. Ces derniers ont travaillé sur leurs envies et besoins pour le futur site, permettant de rédiger des appels d’offres adaptés aux attentes réelles des futurs utilisateurs du bâtiment.

Et c’est là aussi un élément clé du succès de ce projet : impliquez vos collaborateurs !

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Étape 2️⃣ : Sélection des bons prestataires et avoir une relation de partenariat VS relation client / fournisseurs

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Une fois les besoins définis, Anthony va lancer petit à petit, toujours en compagnie de JLL, ses Appels d’Offres sur l’ensemble des thématiques choisies. Et pour faire ses choix, Anthony définit quelques critères :
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• S’assurer que les prestataires choisis seront capables de créer avec lui une relation de partenariat et de confiance pour qu’ils puissent évoluer ensemble autour de ses besoins futurs. Car comme nous l’a dit Anthony :

« Si mon bâtiment et mes services sont exactement les mêmes dans 10 ans, c’est que je me suis trompé de prestataires »

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• S’assurer que les prestataires pourront travailler ensemble efficacement. S’ils se connaissent et ont déjà des projets communs c’est encore mieux. On sait aujourd’hui que le mouton à 5 pattes n’existe pas et qu’il faut s’entourer des meilleurs dans leurs domaines pour qu’ils travaillent ensemble. Par exemple, c’est s’assurer que les logiciels choisis seront intégrables via API, ou que les prestataires de services choisis (nettoyage par exemple) ont l’habitude d’utiliser ces logiciels.

Pour illustrer cette étape, citons bien évidemment le choix des logiciels pour proposer aux collaborateurs la meilleure expérience possible :

• Witco pour piloter sur le téléphone des collaborateurs l’ensemble des services qui leur sont proposés comme la réservation d’un poste de travail, d’un cours de sport ou du repas du midi.
• MerciYanis pour remonter les points de friction du quotidien aux équipes d’Anthony, et les piloter ensuite opérationnellement.

MerciYanis et Witco se connaissant déjà très bien, il paraissait évident pour Anthony de partir sur ce duo pour couvrir son besoin. Ainsi, Witco intègre directement l’interface de MerciYanis dans son onglet « création de ticket » pour compléter les QR codes de remontée d’incidents disposés dans le bâtiment.

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🍔 Sans oublier Foodles, qui régale les collaborateurs avec son offre gourmande, accessible directement via l’app Witco.

Résultat des courses : tout tourne à plein régime 😂

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Étape 3️⃣ : L’adhésion collective des décideurs et utilisateurs

Pour que l’expérience soit totale, il faut qu’il y ait de l’usage. Autrement dit, que tous adhèrent au projet.

En amont, pour aller chercher les budgets nécessaires à la collaboration avec ces prestataires, Anthony a dû montrer l’impact des solutions Witco et MerciYanis pour avoir des oreilles attentives.
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L’exemple majeur, c’est l’impact RSE de ces 2 solutions. En effet, de nombreuses sociétés, clients de Simmons & Simmons, leur imposent de respecter des règles et des engagements en terme de RSE.

MerciYanis et Witco permettent notamment d’aller chercher des certifications sur les bâtiments : MerciYanis réduit le nombre d’impressions en proposant d’afficher via ses QR Codes toutes les documentations et affiches auparavant imprimées et placardées.
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Ensuite, c’est s’assurer que les collaborateurs vont jouer le jeu et faire bon usage de ces solutions. Il faut donc choisir des solutions simples et intuitives, et une bonne dose de communication.

Côté simplicité, ça n’a même pas été un sujet :

💬  Pour la petite anecdote, avant même qu’Anthony ait pu diffuser sa communication, plusieurs dizaines de tickets avaient déjà été créés via les QR Codes du bâtiment. Une preuve de la simplicité et de l’efficacité du dispositif !

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Voilà qui clôture le mode d’emploi d’un projet Environnement de Travail réussi, présenté par Anthony Coindeau.
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🤓 En résumé, les clés de ce projet sont l’anticipation, le cadrage du projet, la volonté de se faire accompagner (à l’image de ce qu’a fait JLL), le choix de partenaires de confiance capables de collaborer, des solutions simples et l’implication des collaborateurs.

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À bientôt pour la prochaine visite ? 💎

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