Les notes vocales sont-elles le futur de la propreté en entreprise ?

Les assistants vocaux (AV) se sont invités dans notre quotidien depuis quelques années déjà. Ils s’intègrent aujourd’hui au monde du travail et font pas à pas évoluer l’environnement professionnel. Une question demeure : les assistants intelligents sont-ils à même de bouleverser l’écosystème de l’entreprise, et particulièrement celui de la chaîne de propreté ? MerciYanis vous livre ici quelques éléments de réponse.

Quels domaines d’application pour les assistants vocaux au travail ?

L’assistant vocal est une application logicielle basée sur la reconnaissance vocale et intégrée dans un objet connecté, le plus souvent une enceinte, un smartphone ou un ordinateur. Il exploite l’intelligence artificielle (IA) pour effectuer à la place de l’humain des tâches chronophages, répétitives ou à faible plus-value technique.

Le champ d’application des assistants vocaux en entreprise est plus vaste que vous pourriez le penser. En voici quelques-uns :

• La dictée vocale, qui est aujourd’hui la fonction la plus utilisée de l’AV ;
• La prise de notes, très utile dans le cadre de compte rendu de réunion ou de consignes, par exemple ;
• L’accueil et le renseignement des clients, par l’intermédiaire d’un voicebot, par exemple ;
• Les tâches de secrétariat, pour réserver une chambre d’hôtel ou un taxi ;
• Le travail d’équipe multi-culturel, pour faciliter le transfert d’informations entre collègues ;
• La gestion du planning des prestataires externes et des collaborateurs ;
• La régulation de l’espace et du milieu ambiant ;
• Les interactions entre les services internes et externes de l’entreprise ;
• L’assistance informatique ;
• La recherche documentaire.

L’histoire des assistants intelligents en entreprise n’en est qu’à ses prémisses. Les nouvelles technologies sont amenées à terme à améliorer l’expérience client, tout en facilitant le travail des collaborateurs et des prestataires externes. Ils constitueront à ce titre un vrai atout concurrentiel pour les organisations innovantes. 

Bon à savoir : les assistants vocaux au service des industries 

Dans les industries 4.0, les assistants vocaux seront capables d’assister les techniciens dans des tâches à faible plus-value technique. Ils pourront ainsi demander ou recevoir des mesures, mais également réclamer un rapport d’intervention ou guider l’humain au cours de la manœuvre.

‍

‍

Tour d’horizon des différents assistants vocaux au travail

Les géants de la tech ont depuis longtemps flairé l’immense potentiel des assistants vocaux. Chacun d’entre eux dispose aujourd’hui de sa propre solution, d’ailleurs plus ou moins adaptée au monde du travail.

• Siri d’Apple offre une expérience inégalée avec les dispositifs de la marque à la pomme. Les outils développés demeurent cependant à ce jour limités. Environ 50 marques compatibles.
• Cortana de Microsoft, peu populaire chez les particuliers, mais particulièrement attractive pour les entreprises. Son intégration au sein de la suite professionnelle bureautique Microsoft est un véritable atout. 
• Alexa d’Amazon, apprécié pour son excellente compatibilité périphérique et ses fonctionnalités innovantes, notamment le contrôle vocal à distance de certains appareils connectés. Le système repose en outre sur le principe des « skills », qui offre la possibilité d’ajouter des modules supplémentaires comme autant de nouvelles applications. Environ 7 000 marques compatibles
• L’Assistant Google, très performant en raison de sa compatibilité avec le célèbre moteur de recherche et des sommes allouées par le géant américain à son développement. La capacité à se connecter à différents logiciels et outils, pensons au Chromecast, est un atout majeur. Environ 1 000 marques compatibles. 

Les acteurs asiatiques des nouvelles technologies ont eux aussi développé leurs propres assistants vocaux. C’est par exemple le cas de Tencent et de Samsung, de Huawei, de Baidu, de JD ou encore d’Alibaba.

Bon à savoir : l’interconnectivité des assistants vocaux est encore partielle

Tous les assistants vocaux n’offrent pas le même niveau d’interopérabilité avec l’écosystème professionnel. Pour qu’ils s’intègrent de façon durable à l’environnement de travail, une meilleure connectivité sera requise. 

‍

La barrière de la langue dans le monde de la propreté

Parmi les quelque 550 000 employés du marché de la propreté, environ 25 % des salariés sont issus de l’immigration, contre 6 % tous secteurs confondus (source). Cette proportion confirme la fonction d’intégration du secteur. 

Tous les acteurs de la chaîne de propreté ne maîtrisent pas le français de la même manière. L’âge à l’arrivée en France et la durée de scolarisation conditionnent fortement la maîtrise de la langue française à l’âge adulte. Selon une étude menée il y a quelques années par l’INSEE, le niveau de maîtrise du français peut être considéré comme bon à l’oral pour 89 % des immigrés, mais seulement à 72 % à l’écrit (source). 

Lorsque l’on sait que les effectifs du secteur de la propreté ont augmenté de plus de 20 % en 10 ans, représentant près de 100 000 emplois supplémentaires, la barrière de la langue peut donc être considérée comme un véritable enjeu (source). 

Le vocal pourrait permettre aux agents de propreté ne maîtrisant pas parfaitement le français d’avertir leur manager d’un éventuel problème ou de confirmer leur passage sans avoir recours à l’écrit. Une solution comme une autre pour assurer la traçabilité des interventions des prestataires externes.

‍

Les services généraux et les prestataires de propreté peuvent tirer parti des assistants vocaux

L’adoption d’assistants vocaux pourrait à terme favoriser l’insertion des agents de propreté, tout en fluidifiant les interactions entre les entreprises de nettoyage et les services généraux. 

Fluidifier les interactions au sein de l’entreprise

Les nouvelles technologies, dont font partie les assistants vocaux, renforcent la productivité des organisations. Elles permettent aux collaborateurs d’avoir recours aux appareils connectés, aux assistants vocaux et autres voicebots de l’entreprise pour réaliser rapidement des tâches chronophages. 

Partage de fichiers, réservation d’une salle de réunion, transfert du code d’accès de l’immeuble, signalement d’un incident technique : les domaines d’application de l’assistant vocal virtuel sont nombreux. 

Grâce à l’assistant vocal, les collaborateurs et les prestataires de propreté peuvent accéder à des informations de façon « multitâches », c’est-à-dire sans avoir à interrompre leur mission à valeur ajoutée.‍

Favoriser l’intégration des prestataires de propreté 

Les services généraux noteront également que les assistants vocaux permettent de faciliter l’intégration des nouveaux salariés dans l’entreprise, mais également des prestataires de propreté. Un voicebot connecté à un assistant vocal est en effet capable de transmettre automatiquement – et sans risque d’erreur ! – des documents et des informations variés à la voix qui le commande.

Pour les nouvelles recrues : trombinoscopes, chiffres clés, processus internes, systèmes de reprographie interne, documents types, etc.

Pour les prestataires de propreté : codes d’accès de l’immeuble, emplacement des locaux techniques, historiques des interventions, plans, etc.

Les assistants vocaux peuvent ainsi offrir un gain de temps de formation crucial pour les entreprises à fort turnover ou ayant recours régulièrement à des prestataires externes.

Les assistants vocaux à l’ère de l’IoT et du Smart Building

Bien que peu présents dans le monde de l’entreprise française, les assistants vocaux sont clairement appelés à se démocratiser. Une étude réalisée par Pindrop souligne ainsi que plus de 80 % des entreprises auront recours à eux à court terme (source).
‍

Pour s’intégrer de façon pérenne au Smart Building, les assistants vocaux feront cependant nécessairement l’objet d’une personnalisation plus poussée de la part des organisations. Le vocal devra apporter une véritable plus-value aux équipes de travail, et non pas être considéré comme une nuisance par les prestataires et les collaborateurs.
‍

Une meilleure intégration des solutions AV aux logiciels bureautiques et aux plateformes GMAO sera également nécessaire. À moyen terme, les interfaces vocales performantes devront être capables de gérer les applications servicielles disponibles sur les BOS (Building Operating System). C’est en tout cas dans cette direction que se dirigent certaines GAFAM.

Reste désormais à savoir si les avantages offerts par les applications vocales du futur justifieront leur coût. À l’heure de la cybersécurité, la confidentialité des données traitées par les AV suscite également quelques inquiétudes. Le débat est aujourd’hui ouvert chez MerciYanis !

‍