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Les postes de travail fixes sont-ils sur le point de devenir ringards ? C’est en tout cas ce que laisse entendre le développement sans précédent du flex office. Il faut dire que la crise sanitaire liée à la pandémie du Covid-19 a contribué à rebattre les cartes de l’organisation des espaces de travail.
Le flex office, que l’on pourrait traduire par « bureau mobile », est un mode d’organisation des espaces au sein d’une entreprise selon lequel les collaborateurs ne disposent pas de postes de travail attitrés. Accompagné de son ordinateur, de son smartphone ou de sa tablette, le collaborateur peut s’installer à l’endroit qu’il souhaite, qu’il s’agisse d’un bureau, d’une alcôve, d’une cafétéria ou d’un rooftop.
Popularisé dans les années 1990 par certaines multinationales américaines, le concept de flex office a progressivement gagné ses galons dans les années 2010, sous l’impulsion de Sanofi ou de la Société Générale. La crise sanitaire et le développement du télétravail encouragent aujourd’hui les entreprises françaises à en évaluer la pertinence.
Vous vous demandez pourquoi le flex office est aujourd’hui si populaire ? Voici les explications les plus souvent avancées.
Sous l’impulsion du télétravail, le nombre de postes de travail vacants explose. Le développement du home office encourage donc les entreprises à réduire la surface de leurs bureaux et à en repenser l’organisation ainsi que l'entretien, afin de ne plus payer pour des bureaux vides grâce au nettoyage à l'usage. C’est pour cette raison que le flex office est perçu par certaines entreprises comme une opportunité de réduire la surface des bureaux, et par conséquent les coûts de structure liés à l’immobilier. Une étude menée par BNP Paribas Real Estate courant 2020 révélait que 60 % des entreprises françaises souhaitaient renégocier leur bail ou leur loyer professionnel. 36 % d’entre elles s'apprêtaient à réduire leur surface.
Dans une organisation de type flex office, les collaborateurs choisissent leur poste de travail en fonction de leurs besoins du moment. La possibilité de travailler seul ou en groupe et l’opportunité de profiter d’espaces de détente contribuent bien entendu à diminuer le stress lié au monde professionnel. Ce bien-être au travail est aussi une manière d’améliorer l’expérience collaborateur au quotidien.
Bon à savoir : le stress des salariés français pose question
Une étude réalisée en 2017 par le cabinet Stimulus montrait que près d’un quart des salariés français se trouvaient dans un état d’ « hyperstress ». Le manque d’autonomie faisant partie des causes les plus fréquemment avancées, la liberté induite par le flex office pourrait-elle changer la donne ?
Opter pour le flex office, c’est encourager les managers à faire davantage confiance en la capacité du personnel à se responsabiliser et à mener à bien leurs projets. En découle nécessairement un type de management nouveau, davantage centré sur le pilotage que la surveillance. Le bureau mobile aide donc les collaborateurs à prendre conscience du rôle primordial qu’ils jouent au sein de la société. Bien entendu, cette transition nécessite un véritable accompagnement des managers, mais également l’adoption de solutions informatiques pertinentes. Les outils collaboratifs nouvelle génération permettent de fluidifier les échanges entre les managers, les employés et l’équipe de l’environnement de travail.
Au travail comme à la maison, la routine est souvent néfaste à l’efficacité et au bien-être, tout particulièrement lorsqu’elle s’accompagne d’une absence de questionnement sur le sens des tâches que l’on réitère chaque jour. Les possibilités nouvelles offertes par le bureau mobile peuvent à ce titre être considérées comme une solution efficace pour les entreprises soucieuses de la motivation de leurs collaborateurs. Selon une étude menée en 2019 par l’agence Qapa, plus de la moitié des travailleurs français avouent s’ennuyer au travail.
Une étude publiée en juin 2021 par la chaire Essec Workplace Management suggère qu’obtenir un bureau fermé demeure la priorité de près de 65 % salariés, que ce dernier soit personnel ou partagé. Selon cette étude, seuls 4 % des sondés se déclarent favorables au flex office. De fortes disparités existent cependant selon l’âge, le statut et le sexe des personnes interrogées. Le bureau mobile est ainsi plus populaire auprès des hommes que des femmes, des cadres que des employés et des plus jeunes que des aînés.
Si la flexibilité offerte par le bureau ouvert est appréciable, ce mode d’organisation peut également créer des tensions entre les collaborateurs. Chasse anxiogène à la meilleure place, sentiment de déclassement chez les managers, difficultés à s’approprier l’espace... Les questions soulevées sont nombreuses.
L’efficacité d’une organisation de type flex office repose sur la capacité de l’entreprise à aménager judicieusement les espaces de travail. Certains devront nécessairement être pensés pour les échanges informels, d’autres pour le travail individuel, les derniers pour répondre aux besoins plus techniques. Pouvez-vous imaginer un graphiste ou un comptable travailler sans équipement adapté ? Cet aménagement représente bien entendu un coût important pour l’entreprise.
L’adoption ou non du flex office repose avant tout sur les besoins spécifiques de l’entreprise et sur sa vision managériale. Pour que la transition s’effectue naturellement, il sera important de bien penser l’organisation des espaces et de favoriser la communication entre les différents membres de l’équipe. Investir dans des softwares ou des solutions IoT spécialisés font partie des options à envisager.
La liberté offerte aux salariés dans le cadre d’un flex office nécessite une gestion parfaite des locaux. En assurant la bonne traçabilité des interventions, notre outil connecté de gestion des services généraux et de la propreté vous aidera à améliorer rapidement l‘expérience collaborateur, mais également à piloter plus facilement vos bâtiments. De la remontée des incidents au pilotage des interventions, MerciYanis vous garantit une expérience clé en main.
Que vous soyez pour ou contre le flex office, la maintenance de vos locaux et le nettoyage à l'usage n'auront jamais été aussi simples. Comme quoi, la technologie, ça a souvent du bon !
Ce qu'il faut retenir :
✅ Dans une organisation de type flex office, il n’existe pas de postes de travail attitrés.
✅ Le flex office s’inscrit principalement dans une logique de réduction des coûts de structure.
✅ L’autonomie induite par le flex office pourrait permettre aux collaborateurs de se sentir plus à l’aise dans leur environnement de travail, et donc de se montrer plus efficaces.
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