QR codes VS boutons connectés : comment choisir ?

Ces dernières années, les services généraux se digitalisent, et avec eux nos moyens de gérer les bâtiments et nos relations professionnelles. Aujourd'hui, il existe deux produits pour vous aider à mieux répondre aux besoins de vos collaborateurs, et avoir une traçabilité du travail effectué par vos prestataires : les boutons connectés et le QR code.

Mais comment savoir lequel utiliser, et dans quel(s) cas ? On vous explique tout ce que vous devez savoir pour faire le meilleur choix.

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Les boutons connectés

Définition

Ce sont un des produits les plus simples et les plus courants développés grâce à l'IoT. Sous forme de simple bouton, en plaque, sur un socle, accolé à un mur... C'est un outil particulièrement apprécié parce qu'il est simple, rapide, et très personnalisable puisque vous pouvez totalement adapter les supports aux couleurs de votre entreprise et leur assigner les incidents que vous voulez. Dès qu'une pression est effectuée sur un des boutons, l'information est transmise. L'envoi est immédiat, la réaction peut donc l'être aussi.

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💼 Pour un collaborateur

Avantages :

C'est un choix particulièrement judicieux : les collaborateurs deviennent acteurs de leur environnement de travail et participent à l'entretien et à la bonne santé de leurs locaux. La rapidité de la circulation de l'information permet aussi de répondre aux besoins de vos collègues sans délai : ils sont davantage écoutés... et satisfaits.

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Inconvénients :

Les boutons doivent qualifier un minimum les demandes, pour ne pas faire perdre du temps à la personne en charge, qui finira par chercher quel est le problème signalé.

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🧰 Pour un prestataire

Avantages :

Là aussi, le maître-mot reste la facilité d'utilisation de l'outil. Un simple push, et l'employé notifie qu'il a bien effectué sa tâche. A l'inverse d'un QR code, les boutons connectés ne nécessitent aucun matériel de la part de l'employé : véritables plug-n-play, il n'y a qu'à les installer dans les espaces pertinents pour qu'ils soient opérationnels.

Inconvénients :

Pour un prestataire aussi, c'est le moyen le plus simple et le plus efficace d'avoir une preuve de sa présence et de son passage. Cependant le bouton connecté ne répond qu'à une information ; s'il y a un problème, il n'y a aucun moyen de le signaler sur le moment.

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👉 En bref

On choisira des boutons connectés surtout pour les collaborateurs pour le côté ludique et la simplicité d'utilisation et d'investissement personnel. Pour autant, le QR code reste moins onéreux et s'adapte à des cas d'usage particuliers.

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Le QR code

Définition

Pour simplifier, un QR code, ce sont des données dans une image. Il suffit d'associer ces données à du contenu (une vidéo, un site web...) à l'aide d'un "générateur de QR codes".

Ensuite, vous pourrez décrypter l'image grâce à un smartphone, qui décodera l'information et vous emmènera au contenu.

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💼 Pour un collaborateur

Avantages :

Le QR code peut être utile parce qu'il n'y a rien à toucher, et parce que les possibilités sont plus nombreuses : la redirection vers un site, un formulaire, une vidéo ou du texte ne peut évidemment pas se faire avec un bouton connecté. Dans le cadre de la gestion d'incidents, le collaborateur peut décrire plus en profondeur le problème qu'il ou elle a rencontré.

Inconvénients :

Le QR code demande davantage de temps au collaborateur. Il doit sortir son téléphone, scanner le code, attendre, et enfin répondre, lire, cocher... selon ce qui lui est demandé.

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🧰 Pour un prestataire

Avantages :

Le QR code est particulièrement adapté pour les prestataires, notamment pour des missions de propreté et de sécurité. En plus de ne nécessiter aucun besoin d'installation sur le site, le QR code coûte moins cher que les boutons connectés. C'est un excellent moyen de superviser le travail effectué par les agents de propreté-sécurité : ils n'ont qu'à flasher le QR code quand leur tâche est finie pour indiquer et valider leur passage. Vous profitez ainsi d'une traçabilité optimale.

Inconvénients :

Il faut mettre des téléphones à disposition de l'intervenant, si on veut éviter les problèmes de type "Mon téléphone ne lit pas les QR codes, Je n'utilise pas par mon téléphone personnel pour le travail" etc.

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👉 En bref

Finalement, les deux options offrent une belle complémentarité et, selon ce que vous voulez en faire...

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Le mieux, c'est peut-être les deux

Bien sûr, tout dépend de vos besoins et de vos moyens.

Pour valider des missions avec un QR code, il faut la possibilité de pouvoir le lire : si les prestataires ne sont pas équipés, alors le choix du bouton connecté sera préférable.

Vous aurez d'ailleurs compris que les deux arguments majeurs sont la facilité d'usage pour les boutons connectés, et le prix pour le QR code (possibilité d'en créer des centaines à la fois, et de modifier leur contenu au fil du temps).

Un compromis est donc possible pour garantir une expérience collaborateurs optimale, tout en maximisant votre budget : vous pouvez choisir d'installer des boutons connectés dans les espaces où les problèmes sont fréquents (vous maximiserez leur taux d'utilisation), et des QR codes dans les zones moins occupées (prestataires). De cette façon, rien n'est sacrifié !

De nouvelles technologies font leur entrée sur le marché, comme la feuille de passage connectée de Taqt. Elle propose un système de boutons sans contact, vraie rencontre entre les deux produits. En passant un badge NFC devant la plaque, le prestataire valide son passage et sa prestation. L'information est donc visible de tous, traçable, sans rien toucher et sans outil externe.

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⚠️ Le disclaimer de la fin :

Scoop (désolé si on vous l'apprend...), nous sommes en pleine pandémie. Pour autant, l'Organisation Mondiale de la Santé (OMS) a rappelé que les moyens de transmission sont par gouttelettes et aérosols, et non par le toucher. Les plaques de boutons sont nettoyables, il n'y a donc aucune raison de douter de leur utilisation !

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