QVCT : Des nouveaux défis et obligations pour les directions

Selon une étude menée par l’Observatoire de l’Immobilier d’Entreprise (OIE) en 2023, 70 % des grandes entreprises françaises ont adopté ou prévoient d'adopter le flex office. Cette transformation impacte directement la QVCT et impose aux directions de relever de nouveaux défis pour garantir le bien-être et la productivité des employés.

I. L'impact des nouvelles attentes des employés sur l'environnement de travail
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1. Comprendre les attentes croissantes des employés et comment y répondre ?

Les attentes des employés ont évolué, notamment en raison de la crise sanitaire et du télétravail. Les collaborateurs ne se contentent plus de simples bureaux fonctionnels : ils recherchent un environnement de travail agréable, flexible et sain.
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📱Par exemple, l'intégration de technologies comme Zoom ou Microsoft Teams facilite la collaboration à distance, tandis que des outils comme Slack ou Trello améliorent la gestion des tâches et la communication interne.
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🛋️ De plus, des aménagements comme des bureaux assis-debout, des espaces de détente, ou des sièges ergonomiques sont essentiels pour optimiser le confort et la productivité des employés.
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Vous souhaitez en savoir plus ? Retrouvez le replay de l'émission du Workplace Magazine focus aménagement

2. Télétravail : comprendre les défis et les obligations des directions

Le télétravail a modifié la gestion des espaces de travail en introduisant une flexibilité accrue, mais il présente des défis majeurs pour maintenir la cohésion d’équipe. Si cette flexibilité est un atout pour les employés, il est essentiel pour les directions de trouver un équilibre entre travail à distance et collaboration sur site. Le principal défi réside dans l’harmonisation de l’expérience des équipes, qu’elles soient présentes au bureau ou en télétravail.

⏰ Le télétravail exige une gestion optimale du temps et de la charge de travail. Des solutions comme Toggl ou Clockify permettent aux employés de mieux organiser leur journée, tout en préservant leur bien-être et en réduisant le stress lié à une gestion inefficace du temps. Ces outils permettent également aux managers de suivre l'évolution des projets à distance, d’identifier les points de friction et de maintenir l’engagement des collaborateurs.

🤓 Pour maintenir un environnement de travail dynamique et intégré, il est crucial que les directions intègrent des solutions flexibles et adaptatives. Le suivi régulier et l’accompagnement à distance via des outils comme LinkedIn Learning pour des formations continues permettent de garantir la cohésion des équipes, quel que soit le mode de travail choisi.
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Travailler à distance ne doit pas signifier travailler isolé ; il faut que les outils et processus soutiennent cette flexibilité et facilitent la collaboration

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II. L’impact du flex office sur la collaboration hybride et l’efficacité des équipes
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1. Le flex office est-il vraiment la solution idéale pour favoriser l'échange ?

Le flex office offre une utilisation optimisée de l'espace et une flexibilité accrue, mais son impact réel sur la collaboration reste sujet à débat. Si les espaces communs sont plus libres, certains employés peuvent éprouver des difficultés à se repérer ou à s’adapter à l'absence de bureau fixe. Pour que le flex office soit une solution efficace, il est essentiel d'adopter une gestion précise des espaces et de communiquer clairement sur son utilisation. Des systèmes de réservation numérique et des espaces dédiés à la collaboration sont des éléments clés pour maximiser les avantages du flex office.

👉  C’est là qu’intervient Semana, une solution innovante qui optimise la gestion des plannings de télétravail et l’affectation des espaces tout en renforçant la collaboration et le lien social. Pour en savoir plus, découvrez l'article de notre partenaire Semana

2. Comment concilier flexibilité et cohésion d'équipe ?

Bien que le flex office offre une grande flexibilité, il peut aussi nuire à la cohésion d'équipe si la collaboration est mal gérée. La clé réside dans l’équilibre entre autonomie et travail collectif. Pour renforcer la cohésion, les directions doivent encourager les interactions informelles, promouvoir l'usage d’outils de collaboration à distance et organiser régulièrement des moments de rencontre physique, afin de maintenir des liens sociaux au sein de l’équipe.

☝️ Une étude de l'ANACT (Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail) publiée fin 2023 montre que 72% des salariés en flex office apprécient la flexibilité offerte, mais 40% craignent une perte de lien social avec leurs collègues (Alimso)

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III. Les solutions de MerciYanis pour la gestion du flex office et la QVCT

1. Optimisation de l’espace

MerciYanis optimise l’utilisation des espaces grâce à des capteurs de présence installés dans les bureaux et les salles de réunion. Ces capteurs mesurent en temps réel l'occupation des espaces, fournissant des données précieuses qui permettent aux directions de mieux comprendre les usages des locaux et d’adapter leur gestion en fonction des besoins réels des collaborateurs. Cette approche facilite les décisions d’aménagement et permet de maximiser l’utilisation des espaces, tout en réduisant les coûts liés à des bureaux sous-utilisés.

💡 Découvrez le cas de l’entreprise Manutan : un modèle de bâtiment connecté

2. Gestion des demandes

La plateforme de ticketing de MerciYanis permet aux directions de centraliser et de traiter rapidement les demandes des employés, qu’il s’agisse de problèmes techniques, de réservations ou de besoins spécifiques. Cette gestion centralisée des demandes améliore la réactivité de l’entreprise et assure un environnement de travail plus fluide et mieux organisé.
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En intégrant des solutions IoT et des outils de gestion d’espace, la plateforme améliore la collaboration et la communication, même dans un environnement hybride